سفارش خرید چیست؟

سفارش خرید یک سند منبع تجاری که هنگام ثبت سفارش با فروشندگان یا تامین کنندگان صادر می شود.

سفارش خرید یک سند منبع تجاری است که توسط بخش خرید یک کسب و کار هنگام ثبت سفارش با فروشندگان یا تامین کنندگان آن صادر می شود. در این سند جزئیات مربوط به اقلامی که قرار است خریداری شوند، مانند نوع کالا، مقدار و قیمت مشخص شده است. به عبارت ساده، قراردادی است که خریدار هنگام خرید کالا از فروشنده تنظیم می کند.

مراحل ثبت سفارش

خریدار یک درخواست خرید ایجاد می کند

قبل از ارسال سفارش خرید به تامین کننده، اولین قدم ایجاد یک درخواست خرید است. این سندی است که در داخل شرکت برای بخش خرید صادر می شود تا کالاهای سفارش داده شده را پیگیری کند. درخواست خرید همچنین به شرکت کمک می کند تا حسابی از هزینه های خود داشته باشد.

درخواست خرید همچنین به شرکت کمک می کند تا حسابی از هزینه های خود داشته باشد. Po تنها پس از تایید درخواست خرید توسط مدیر مجاز ایجاد می شود.

خریدار یک سفارش خرید ایجاد می کند

هنگامی که کالاهایی که باید خریداری شوند توافق می شود، سفارش خرید ایجاد می شود  PO تاریخ سفارش، اطلاعات حمل و نقل FOB شرایط تخفیف، نام خریدار و فروشنده، توضیحات کالای خریداری شده، شماره کالا، قیمت، مقدار و شماره پست را فهرست می کند.

شماره PO یک شماره منحصر به فرد است که با یک سفارش خاص مرتبط است  دو هدف را دنبال می کند. یکی این است که اطمینان حاصل شود که کالاهای سفارش داده شده با کالاهای دریافت شده مطابقت دارند. ثانیاً، شماره PO با فاکتور مطابقت داده می شود تا اطمینان حاصل شود که خریدار مبلغ مناسبی برای کالا دریافت می کند.

فروشنده سفارش خرید را می پذیرد (یا رد می کند).

در پایین سفارش خرید یک خط نقطه چین وجود دارد که مدیر مجاز فروشنده می تواند سفارش را امضا کند.

Po شامل تمام جزئیات مربوط به معامله و آنچه خریدار انتظار دارد دریافت کند. هنگامی که فروشنده PO را دریافت کرد، حق دارد سند را بپذیرد یا رد کند. با این حال، هنگامی که PO پذیرفته شد، به یک قرارداد قانونی الزام آور برای هر دو طرف درگیر تبدیل می شود.

خریدار سفارش خرید را ثبت می کند

پس از ثبت سفارش، سفارش خرید “باز” می ماند. سفارش باز خرید PO است که در آن سفارش انجام می شود اما کالا هنوز دریافت نشده است یا می تواند به این معنی باشد که فقط بخشی از سفارش دریافت شده است. در هر صورت، نشان دهنده این است که تحویل کالا کامل نشده است.

 

مزایای سفارش خرید

از سفارشات تکراری جلوگیری می کند

سفارش خرید چندین مزیت را برای یک شرکت به همراه دارد. مهمترین چیز این است که به جلوگیری از سفارشات تکراری کمک می کند. هنگامی که یک شرکت تصمیم می گیرد تا کسب و کار خود را گسترش دهد، PO ها می توانند به پیگیری آنچه که سفارش داده شده است و از چه کسانی کمک کنند.همچنین، هنگامی که یک خریدار محصولات مشابه را سفارش می دهد، تطبیق فاکتورها می تواند دشوار باشدPO . به عنوان چک برای فاکتورهایی که باید پرداخت شوند عمل می کند.

سفارشات دریافتی را پیگیری می کند

علاوه بر این PO ها به پیگیری سفارش های دریافتی کمک می کنند و یک سیستم سفارش خرید به خوبی سازماندهی شده می تواند به ساده سازی موجودی و فرآیند ارسال کمک کند.

به عنوان اسناد قانونی عمل می کند

سفارش های خرید به عنوان اسناد قانونی عمل می کنند و به جلوگیری از هرگونه اختلاف در آینده در مورد معامله کمک می کنند.

چگونه تامین کننده از سفارش خرید استفاده می کند؟

سفارشات خرید نقش عمده ای در فرآیند مدیریت موجودی دارند. هنگامی که تامین کننده PO را دریافت می کند، اقلام ذکر شده در PO را از موجودی خود می گیرد. PO کمک می کند تا یک رکورد از موجودی در دسترس داشته باشید و هر گونه اختلاف بین مقادیر نشان داده شده در سوابق و موجودی واقعی را شناسایی کنید.

علاوه بر این، تامین کننده به PO نیاز دارد تا سفارش را به درستی پر کند. همچنین بر اساس شرایط پرداخت توافق شده در PO توسط تامین کننده هزینه از خریدار دریافت می شود.

 

سفارش خرید در مقابل فاکتور

 

سفارش خرید سندی است که توسط خریدار ایجاد می شود و هدف آن سفارش کالا از تامین کننده است. از سوی دیگر، فاکتور توسط تامین کننده تولید می شود و نشان می دهد که خریدار چقدر باید برای کالاهایی که از تامین کننده خریداری می کند بپردازد.

Po قرارداد فروش است در حالی که فاکتور تأیید فروش است.

 

سفارش خرید در مقابل سفارش فروش

در حالی که سفارش خرید نشان می دهد که چه کالاهایی از تامین کننده سفارش داده شده است، سفارش فروش توسط تامین کننده تولید و برای خریدار ارسال می شود. به معنای تایید یا تایید فروش است. امروزه فرآیند PO دیگر مبتنی بر کاغذ نیست و خریدار معمولاً یک  PO لکترونیکی برای تامین کنندگان خود ارسال می کند. این کار با استفاده از ماژول PO در نرم افزار ERP انجام می شود. این به سرعت بخشیدن به فرآیند خرید و کاهش احتمال خطا کمک می کند.